Comment organiser un événement réussi ?

Comment organiser un événement réussi ?

Les règles d’or de l’organisation, les éléments pour une conférence mémorable et les erreurs à ne surtout pas commettre.

 

Organiser-événement-réussiLe 5 Juin, j’organise pour la première fois « La journée des WebEntrepreneures » et plutôt que d’essayer de réinventer la roue, j’ai décidé de demander aux  gens qui ont déjà organisé des événements,  leurs astuces pour organiser un événement mémorable et les erreurs à ne surtout pas commettre.

C’est la façon la plus rapide pour acquérir de nouvelles compétences et pour écourter sa  courbe d’apprentissage !

A chacune de ces personnes j’ai posé 3 questions :

  1. Quels sont les règles d’or pour organiser une conférence ?
  2. Quel est la clé pour une conférence originale, mémorable et réussie ?
  3. Quel est l’erreur à ne surtout pas commettre ?

 

Et voici leurs réponses :

Ling-en du site solopreneur et organisateur de l’événement Solopreneur à Paris.

 

  1. Quels sont les règles d’or pour organiser une conférence ?ling-en

Se concentrer sur l’essentiel D’ABORD. Parfois on aime les détails et on y attarde alors beaucoup de temps en négligeant l’essentiel.

  1. Quelle est la clé pour une conférence originale, mémorable et réussie ?

Tout se jouera dans la première heure. Mettre les gens à l’aise en les faisant se connaître et en présentant les conférencières afin de générer des discussions le plus tôt possible.

Idéalement, il faudrait même faire cela avant la conférence (webinaire, appels téléphoniques, groupe Facebook…)

  1. Quel est l’erreur à ne surtout pas commettre ?

Des interventions trop longues sans interactivité. Le cours magistral d’une heure est à prohiber parce que les gens s’ennuient et que de toute façon, ils ne vont pas tout retenir.

Olivier Jadzinski du site Euklide et organisateur de Web in Alps à Grenoble.

 

  1. Quels sont les règles d’or pour organiser une conférence ?Olivier Jadzinski

Une bonne organisation est un élément primordial.

Avant de lancer WIA, on avait lancé avec 4 amis, les rencontres BDA pour Blogueurs des Alpes qui se tenait dans un café de Grenoble, à la “bonne franquette”, comme on dit en France.

Cependant, même cette petite réunion doit s’organiser. En effet, débarquer à 20 dans un café ne se décide pas du jour au lendemain, il faut donc “forcer” les personnes à s’inscrire. Une fois inscrite, les participants désirent rencontrer d’autres personnes, il faut leur donner les moyen de le faire, notamment avec des badges qui reprennent les noms.

Ce sont ici 2 points à considérer quel que soit l’évènement, et qui ne sont que le minimum pour organiser convenablement un évènement hors ligne mais aussi en ligne: si on prévoit une webconférence, il faut avoir une “salle” à la bonne taille, si 1000 personnes sont attendues, il faut être capable de les “recevoir”… si on ne veut pas perdre en crédibilité.

 

  1. Quel est la clé pour une conférence originale, mémorable et réussie ?

Il y a plusieurs clés mais j’ai pu remarquer qu’il fallait ce que je nomme une “tête de pont”, c’est à dire avoir un nom connu autour de qui la publicité va se faire. A Grenoble, nous avons eu un blogueur influent qui au delà de la conférence intéressante qu’il nous a proposé nous a permis d’attirer quelques participants, nous avons également eu la chance d’avoir des personnalités parisiennes qui se sont déplacées en Isère, ce qui a donné ses lettres de noblesse à notre évènement.

Pour un évènement physique, ne pas oublier café/thé/boisson qui sont l’occasion pour les participants de “s’oxygéner” un peu et de rencontrer d’autres participants.

 

  1. Quel est l’erreur à ne surtout pas commettre ?

Penser que l’on a pensé à tout.

La loi de Murphy, ça vous dit quelque chose ? Quoique vous fassiez, que vous ayez prévu, il y aura toujours un grain de sable qui fera que la machine s’enraye. Votre rôle en tant qu’organisateur n’est pas de fermer les yeux sur les éventuels ennuis qui peuvent arriver mais d’apprendre à savoir gérer l’impondérable, notamment en s’appuyant sur une équipe. C’est ce que nous faisons avec Web in Alpes, qui est l’association qui organise WIA.

Lyvia du site Je me casse et organisatrice des ateliers Je me casse.

 

  1. Quels sont les règles d’or pour organiser une conférence ?
  • Avoir un agenda complet et détaillé, qui laisse assez de temps au cas où l’on déborde.
  • Bien choisir et briefer ses intervenants. Ils doivent comprendre l’intention de la conférence et le message que l’on souhaite passer.
  • Avoir une salle bien éclairée, si possible à la lumière du jour.
  • Avoir de l’eau à portée de main, et des snacks bon pour la santé pour garder les niveaux d’énergie.
  • Varier les types d’activités, en incluant des activités permettant au groupe de mieux se connaître et à chacun de se sentir à l’aise
  1. La clé pour une conférence mémorable et réussie :

L’interactivité. Il est important de faire participer le public, qu’il soit actif. Ça peut être en le sollicitant sur des questions, par des votes, ou des petits exercices, en solo, à 2, ou en petits groupes

  1. L’erreur à ne pas commettre :

Ne pas avoir quelqu’un qui surveille le temps. Parce qu’on peut avoir envie d’une conférence agréable et stimulante, mais il est important de respecter les timings, car sinon toute l’expérience des participants peut être affectée (parce qu’ils ont besoin d’une pause, parce qu’on leur avait promis que ça commencerait, ou finirait à telle heure).

Aillez quelqu’un qui fasse respecter le temps de manière élégante et inflexible.

 

Yannick Alain du site commercial équitable et organisateur de la journée de l’audace.

  1. Quels sont les règles d’or pour organiser une conférence ?Yannick Alain Commercial équitable
  • Utiliser les réseaux sociaux, notamment Facebook pour créer de l’intérêt pour l’événement. On peut par exemple créer des images avec des citations (qui se partagent très bien sur Facebook) avec le nom de l’événement dessus. Du coup à chaque fois que quelqu’un partage la citation, l’événement gagne en visibilité.
  • Mettre les participants dans « l’ambiance » dès l’arrivée à l’événement. Prévoyez de la musique dès l’accueil pour montrer que les gens vont passer une bonne journée.
  • Ne pas oublier des boissons (café, eau, …) et des snacks pour favoriser les échanges pendant la pause. Si c’est possible, on peut même prévoir un lieu d’échange pour la fin de journée autour d’un buffet.

 

  1. Quel est la clé pour une conférence originale, mémorable et réussie ?

Pendant les conférences, cherchez toujours à obtenir un effet waouh , par exemple grâce à des vidéos inspirantes ou des exemples qui vont faire un déclic chez les gens.

Il est également important de changer régulièrement de rythme durant la journée, avec des ateliers, des activités, des pauses, des exercices, de la prise de parole des participants etc.

Les gens ne vont pas forcément retenir tout ce qu’ils ont appris, mais ils vont retenir le sentiment qu’ils ont eu durant la journée !

  1. L’erreur à ne pas commettre

De ne pas expliquer aux participants comment la journée va dérouler.

Il est important de faire « de l’ancrage » tout le monde doit, dès le début de l’événement, savoir à quoi s’attendre pour assurer le bon déroulement de l’événement.

 

 

Olivier Monteux du site socialmediapro organisateur de plusieurs séminaires, cocktails et soirées.

  1. Quels sont les règles d’or pour organiser une conférence ?Olivier Monteux socialmediapro

L’organisation. Prévoir d’avance tout ce qu’il est possible d’imaginer comme problème et toujours avoir un plan de secours. (Conférenciers qui ne viennent pas au dernier moment, personnels absents, météo, etc…) Le lieu et la date sont aussi très importants et bien sûr savoir s’entourer ! Monter une conférence seul est très compliqué.

  1. Quel est la clé pour une conférence originale, mémorable et réussie ?

L’interaction avec le public et des conférenciers qui sont vraiment bons, je veux dire pas bon dans ce qu’ils font, mais bon en tant que conférenciers !

J’ai un exemple récent, le dernier conférencier d’une conférence ou je suis allé récemment est très doué dans son domaine, mais il nous a assommé avec un speech de 50 minutes avec 40 informations par slides… c’était impossible à suivre surtout a 17h après avoir vu plein d’autres choses avant.

Prévoir aussi des sessions networking, voir des mastermind.

  1. Quel est l’erreur à ne surtout pas commettre ?

Ne pas voir trop grand pour une première conférence, il est plus facile de faire venir 50 personnes que 500 et les coûts sont plus faciles à amortir si jamais ça ne marchait pas à fond. « Le Web » a commencé avec à peine 100 personnes la première année !

En conclusion

2 éléments indispensables pour un événement mémorable

  1. Faire participer les gens pendant la journée.

Le cours magistral et ennuyeux est à bannir. Il faut régulièrement changer le rythme pendant les interventions pour garder l’énergie de la salle et ne pas endormir les participants.

  1. Créer des opportunités d’échange, de partage et de networking entre les participants.

Pendant une conférence ou un événement, les personnes ne viennent pas uniquement pour apprendre et écouter les experts mais également pour échanger entre eux. Il est donc important de prévoir des moments propices aux échanges et au networking.

 

3 choses d’ordre pratique à ne pas oublier

  1. Des badges avec les noms pour faciliter les échanges.
  2. Une bouteille d’eau pour chaque participant et des boissons chaudes pour les pauses.
  3. De la musique pour mettre l’ambiance et augmenter l’énergie

 

Vous aimeriez voir ce que ça donne ? Rejoignez nous lors de la journée des WebEntrepreneures !

 

Et vous ? Avez-vous des conseils à partager ? Laissez-les dans les commentaires !

 

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